З питань витребування документів з України особи, якi проживають за кордоном, звертаються до дипломатичних представництв та консульських установ України в країнi перебування для оформлення відповідного запиту в Україну.

Порядок витребування документів передбачає заповнення відповідних анкет по витребуванню документів з України. Анкета має заповнюватися виключно українською мовою у 3-х примірниках, на кожний документ окремо. Відповіді на запитання слід давати повні та точні.

Запит до архівних установ України щодо витребування документа можна здійснити самостійно, надіславши на адресу відповідного українського архіву заповнену анкету встановленого зразка по витребуванню документа з України. Про результати розгляду таких звернень громадян інформують дипломатичні представництва та консульські установи України.

Зразок анкети по витребуванню документів з України (форма для усіх країн світу, окрім колишніх республік СРСР):

Зразок анкети по витребуванню документів.doc

За витребування документів стягується консульський збір відповідно до тарифів консульського збору.

У разі відсутності в архівах відповідних архівних даних, консульський збір не повертається.

Пам'ятка щодо витребування з України документів про реєстрацію актів цивільного стану

На пiдтвердження фактiв, що пiдлягають реєстрацiї в органах державної реєстрацiї актiв цивільного стану, цими установами видаються належним чином засвiдченi свiдоцтва, якi мiстять основнi данi про особу, або витяги з Державного реєстру актів цивільного стану громадян.

Повторнi свiдоцтва видаються особам, на яких складено актовий запис цивільного стану, а повторнi свiдоцтва про народження дiтей можуть видаватися їх батькам i усиновителям.

Повторнi свiдоцтва про народження дiтей, якi не досягли 18 рокiв, можуть також видаватися опiкунам, пiклувальникам i представникам закладу охорони здоров'я, навчального або іншого дитячого закладу, де постійно перебуває дитина. Особам, яким виповнилося 16 рокiв, повторнi свiдоцтва можуть видаватися при наявностi паспорта.

Свідоцтва про народження дітей повторно видаються їх батькам і усиновителям незалежно від віку дитини. Особi, позбавленiй батькiвських прав, повторнi свiдоцтва про народження дiтей не видаються. При видачi повторного свiдоцтва про народження вiдомостi про батькiв наводяться у повнiй вiдповiдностi з даними актового запису про народження.

Повторнi свiдоцтва про смерть видаються лише родичам померлого (дiтям померлого, в тому числi й усиновленим, другому з подружжя, братам i сестрам померлого, дiду i бабi померлого як з боку батька, так i з боку матерi).

Родиннi вiдносини повиннi бути пiдтвердженi документально.

Повторнi свiдоцтва про шлюб, який припинено, не видаються. В цьому разi на прохання заявникiв видається витяг з Державного реєстру актів цивільного стану.

Витяги з Державного реєстру актів цивільного стану видаються, як особам, щодо яких складено актовий запис, так і родичам по прямій висхідній та низхідній лінії, а також усиновителям, опікунам та пiклувальникам. Документи про державну реєстрацію актів цивільного стану повторно можуть видаватись на підставі нотаріально посвідченої довіреності.

В заявi про видачу повторного свiдоцтва зазначаються:

• прiзвище, iм'я, по батьковi та адреса заявника;
• прiзвище, iм'я, по батьковi особи, вiдносно якої запитується свiдоцтво;
• яке необхiдне свiдоцтво;
• коли i яким органом реєстрацiї актiв цивільного стану складено актовий запис цивільного стану;
• мета запиту повторного свідоцтва.

Якщо запитується свідоцтво про народження, додатково зазначаються прізвище, ім'я, по батькові батьків. При витребуванні свідоцтва про шлюб або розірвання шлюбу зазначається також з ким зареєстровано чи розірвано шлюб.

Пам'ятка щодо витребування з України документів про освіту

Для отримання дубліката диплома власнику документа необхідно скласти письмову заяву до вищого навчального закладу. В цій заяві вказується причина втрати документа, прізвище, ім'я та місце проживання заявника, назва втраченого документа, назва навчального закладу і дата його закінчення.

До заяви також додаються:

• оголошення у друкованих засобах масової інформації за місцем проживання заявника, в якому має бути зазначено назву документа про освіту, його номер та дата видачі, на чиє ім'я виданий, яким навчальним закладом та про визнання його недійсним;
• довідка від компетентних органів про втрату документа;
• копія платіжного документа про оплату витрат на виготовлення дубліката документа про освіту;
• дві фотокартки розміром 3,5 х 4,5.
• Згадані документи можна отримати також шляхом безпосереднього звернення до навчального закладу, або за участю іншої особи, яка матиме відповідну нотаріально-завірену довіреність.

Іноземці, які закінчили в Україні вищий навчальний заклад та втратили документ про його закінчення, мають звертатися через дипломатичне представництво своєї держави в Україні.

УВАГА!

Міністерство освіті і науки України розглядає питання щодо оформлення дублікатів документів про освіту лише за умови подання заявником всіх наведених вище документів.

Центральні архівні установи України

Центральний державний архів вищих органів влади і управління України (ЦДАВО)	03110, м.Київ-110, вул.Солом'янська, 24, тел.: (044) 277-36-66
Центральний державний архів громадських об'єднань України (ЦДАГО)	01011, м.Київ-11, вул. Кутузова, 8, тел.: (044) 295-73-22, 295-55-16
Центральний державний історичний архів України м.Київа (ЦДІАК)	03110, Київ-110, вул. Солом'янська, 24, тел.: (044) 277-30-02
Центральний державний історичний архів України м. Львова (ЦДІАЛ)	01008, м.Львів-8, пл. Соборна, 3а, тел.: (0322) 72-35-08, 72-30-63
Центральний державний кіно-фото-фоно архів України (ЦДАКФФД)	03110, м.Київ-110, вул. Солом'янська, 24, тел.: (044) 277-37-77
Центральний державний науково технічний архів України (ЦДНТА)	310003, м.Харків-3, вул. Університетська, 4, тел.: (0572) 12-75-67
Центральний державний архів-музей літератури і мистецтва України (ЦДАМЛМ)	03110, м.Київ-25, вул. Володимирська, 22а, тел.: (044) 228-44-81
Центральний державний архів при Уряді АР Крим	02680, м. Сімферополь, вул.Кечкеметська, 3, тел.: (0652) 22-84-05

Державні архіви областей України

Вiнницька обл.	287100, м. Вiнниця, вул. Ленiна, 17, тел.: (0432) 32-40-59
Волинська обл.	263026, м. Луцьк, вул. Ветеранiв, 21, тел.: (03322) 5-75-33
Днiпропетровська обл.	320069, м. Днiпропетровськ, вул. К.Лiбкнехта, 89, тел.: (0562) 93-80-90
Донецька обл.	340086, м. Донецьк, пр. Лагутенка, 12, тел.: (0622) 99-22-97
Житомирська обл.	262000, м. Житомир, вул.8 березня, 20, тел.: (0412) 24-45-27
Закарпатська обл.	294008, м. Ужгород, пл. Народна, 4, тел.: (03122) 2-06-10
Запорiзька обл.	330095, м. Запорiжжя, вул. Українська, 48, тел.: (0612) 62-14-21
Iвано-Франкiвська обл.	284015, м. Iвано-Франкiвськ, вул. Грунвальдська, 3, тел.: (03422) 2-27-70
Київська обл.	252073, м. Київ, вул. Фрунзе, 113, тел.: (044) 435-00-15
Кiровоградська обл.	316013, м. Кiровоград, вул. академiка Корольова, 3, тел.: (0522) 3-43-95
Луганська обл.	91053, м. Луганськ, вул. Радянська, 85, тел.: (0642) 52-03-09
Львiвська обл.	290006, м. Львiв, вул. Пiдвальна, 13, тел.: (0322) 72-07-14
Миколаївська обл.	327044, м. Миколаїв, вул. Васляєва, 43, тел.: (0512) 21-40-39
Одеська обл.	270001, м. Одеса, вул. Жуковського, 17, тел.: (0482) 22-80-25
Полтавська обл.	314011, м. Полтава, вул. Пушкiна, 18\24, тел.: (05322) 2-95-66
Рiвненська обл.	266013, м. Рiвне, вул. С.Бендери, 26а, тел.: (0362) 23-42-61
Сумська обл.	244030, м. Суми, вул. Садова, 49, тел.: (0542) 22-07-90
Тернопiльська обл.	м. Тернопiль, вул. М.Грушевського, 8, тел.: (0352) 22-86-18
Харкiвська обл.	310003, м. Харкiв, пр. Московський, 7, тел.: (0572) 22-66-49
Херсонська обл.	325000, м. Херсон, вул. Петренка, 6, тел.: (0552) 22-56-71
Хмельницька обл.	280000, м. Хмельницький, вул. Грушевського, 99, тел.: (03822) 9-77-29
Черкаська обл.	257015, м. Черкаси, вул. Жовтнева, 244а, тел.: (0472) 47-30-26
Чернiвецька обл.	274001, м. Чернiвцi, вул. Шевченка, 2, тел.: (03722) 2-30-29
Чернiгiвська обл.	250006, м. Чернiгiв, вул. Фрунзе, 2, тел.: (04622) 7-41-17
Державний архiв м.Києва	252060, м. Київ, вул. Олени Телiги, 23, тел.: (044) 440-54-16
Державний архiв м.Севастополя	335059, м. Севастополь, вул. Героїв Сталiнграда, 64, тел.: (0692) 41-66-45

Витребування, які не належать до компетенції консульської служби України

З питань отримання документів про переселення у 1945-1946 роках на підставі Угоди між урядом УРСР та Польщі громадяни України можуть звертатися безпосередньо до територіальних архівів Республіки Польща (в залежності від місцевості, з якої відбувалося переселення):

Державний Архів у м. Перемишлі, (ul. Lelewela 4, 37-700 Przemysl);

Державний Архів у м. Жешуві (ul. Boznicza 2, 35-064 Rzeszow);

Державний Архів у м. Любліні (ul. Jezuicka 13, 20-950 Lublin, skrytka pocztowa 113). В цьому архіві також зберігаються документи Холмського воєводства

Питаннями розшуку зниклих громадян, розшуку родичiв, встановлення мiсць поховань займається Служба розшуку Нацiонального Товариства Червоного Хреста України.

Служба розшуку Нацiонального Товариства Червоного Хреста України - адреса: 01004, м. Київ, вул. Пушкiнська, 30